Het smoelenboek in de app of de leden in de admin staan los van de ledenadministratie van de gemeente. Dit heeft voor en nadelen. Aan de ene kant ben je flexibeler met een los smoelenboek omdat je ook niet-leden op kunt nemen en makkelijk een selectie van de leden kunt opnemen in het smoelenboek. Aan de andere kant betekent het twee losse databestanden die bijgehouden moeten worden. Er zijn een aantal dingen bedacht om dit zonder veel moeite op te lossen. De belangrijkste twee:
- De chrch admin kan bestanden importeren en update gegevens automatisch. Als lid A met nummer 001 verhuisd, worden deze gegevens automatisch geüpdatet. Omdat het lid met nummer 001 al bekend is. Rechten, het wachtwoord, de foto en andere info die is ingevuld blijft gewoon gelijk.
- Uit chrch is een mutatiebestand te downloaden. Per regel in het bestand is een mutatie te zien. Ook dit is gekoppeld aan een lidnummer. Een voorbeeld van het formaat is:
lidnummer, veldnaam, nieuwe waarde, extra commentaar
001, address, Nieuwe Egelantiersstraat 2b, Peter Arends op 20170602
Dit is één keer in de zoveel tijd te verwerken door de ledenadministratie. Maar nog handiger is het om een scriptje door een IT’er in de kerk te laten schrijven die deze mutaties automatisch kan verwerken