Een export van de ledenlijst of de ledenlijst in Excel-formaat (voorbeeldbestand) kun je gebruiken voor de import. Met één lid per rij.
De bovenste rij moet de kolomnamen bevatten. Soms begint de data al op rij 1 en soms staat er een naam zoals “Sheet 1” in de bovenste rij. Dit gaat niet goed.
Iedere rij moet een uniek kenmerk hebben dat gebruikt kan worden bij de synchronisatie (opnieuw importeren van de lijst) zoals bijvoorbeeld een kolom met een unieke lidnummer. Ook moet iedere rij een kenmerk voor het gezin hebben. Op die manier worden gezinsleden in één ‘groep’ geplaatst. Doe je dit niet dan krijg je een foutmelding als “undefined variable: Families”. De foutmelding wordt nog beter, maar je moet voordat je een import doet zorgen dat iedere rij dus een eigen kenmerk zoals een nummer voor én de persoon én de familie heeft. Ook is het aan te raden om een veld op te nemen voor de gezinsvolgorde. De gezinsvolgorde start altijd met 1 en moet opvolgende zijn. Bij een import na de initiele import (als er bijvoorbeeld een babytje is geboren in een gezin) moet je hele gezinnen importeren om zo gezinsleden goed te kunnen koppelen.
Denk er ook nog aan dat ieder lid een uniek e-mailadres moet hebben als het lid zijn of haar eigen account wil gebruiken. Als een stel bijvoorbeeld één e-mailadres gebruikt, kan maar één van de twee inloggen. Een e-mailadres is noodzakelijk om zo de identiteit van het lid te kunnen bevestigen. In theorie kan dit ook met behulp van het mobiele telefoonnummer (of per post), maar is niet ideaal vanwege de verzendkosten.
De drie stappen die je doorloopt bij het importeren zouden zonder moeite moeten gaan. Je kunt bij de tweede stap de kolommen aan velden in chrch-koppelen. Je kunt daarbij aangeven of er meta-velden aangemaakt moeten worden. Een meta-veld is een veld dat niet standaard in de collectie van chrch-velden zit zoals NAW, e-mail, telefoon, etc. Meer over de velden in de app zichtbaar maken.
Als een adres is opgedeeld in straat, huisnummer, huisletter en toevoeging, geef dit goed aan. Het adres wordt dan samengesteld. Als het tussenvoegsel een losse kolom is naast de achternaam, geef dan ook dit tussenvoegsel aan.
Op basis van de achternamen worden ook groepnamen voor de families aangemaakt. Je kunt ook een kolom familienaam toevoegen aan de sheet.
