Aan de slag met “chrch”
chrch voor jouw wijkgemeente, wijkkerk of parochie?
chrch is een veilig en besloten sociaal platform. Speciaal gemaakt voor locale christelijke gemeenschappen zoals wijkgemeentes, wijkkerken en parochies.
Met chrch kun je een omgeving creëren voor je leden, helemaal in de eigen huisstijl. Door de gebruik van het eigen logo en eigen kleuren maak je chrch eigen. Naast dat je natuurlijk de eigen leden, agenda, collectes en andere informatie kunt vinden.
Hoeveel werk is het om chrch te implementeren?
Afhankelijk van welke mogelijkheden binnen de app je wilt gaan gebruiken, kost het natuurlijk tijd om de app in te richten en te implementeren. In veel gevallen zal de app veel meer opleveren dan kosten, maar maak deze afweging uiteraard zelf.
Algemene voorbereiding: 8 - 32 uur
Voor een traject waarbij chrch geïmplementeerd wordt in jouw lokale geloofsgemeenschap is wat voorbereiding nodig. Het is goed om een team te vormen. Bespreek na akkoord van de kerkenraad of het bestuur welke functies belangrijk zijn en wie welke taak op zich gaat nemen.
Iemand vanuit de kerkenraad is verantwoordelijk is voor de communicatie, een diaken, iemand die bekend is met de ledenadministratie, de scriba en degene die verantwoordelijk is voor de website. Stel ook een “projectleider of -trekker” aan. Dit kan bijvoorbeeld de scriba zijn of diegene die verantwoordelijk is voor de communicatie vanuit de kerkenraad.
Vormgeving: 1 - 4 uur
Voor de vormgeving is een liggend en een vierkant logo nodig. Verder is een basiskleur noodzakelijk.
Vraag hier iemand voor die vaker met het logo gewerkt heeft voor de site of een gedrukte uiting.
Ledenlijst: 1 - 32 uur
Als er een up-to-date ledenlijst voor handen is, is het importeren een fluitje van een cent. Een iets aangepaste csv-export vanuit bijvoorbeeld LRP of een ander ledenadministratiesysteem voldoet. Vaak is het ledenbestand vervuild of niet iedereen hoeft op de lijst. Dan moet dat voor de import uitgezocht worden en kan een tijdrovend klusje worden. Een aantal zaken waar je aan moet denken: lidnummer, gezinscode (pastorale eenheid), gezinsvolgorde, etc. Door bovenstaande velden kunnen ook families goed weergegeven worden.
Betrek hier de ledenadministratie bij en iemand die handig is met Excel, bijvoorbeeld een IT’er, de huidige roostermaker of financieel expert.
Agenda & roosters: 1 - 8 uur
De agenda wordt gekoppeld wordt met de activiteiten zoals catechese, kerkdiensten, kringen, etc. Dit wordt gedaan door een Excel-sheet te maken met alle items die in de agenda mogen komen. Mocht er al een Excel-bestand met rooster voor handen zijn, is het eenvoudig deze te koppelen. Als er nog geen bestand is met dergelijke gestructureerde inhoud, is de tijdsinvestering wat hoger.
Reminders uit laten sturen kan automatisch, maar dan is het belangrijk dat in de Excel-sheet de volledige naam zoals op de ledenlijst bij een taak zoals bijvoorbeeld koffieschenken staat.
Het beste kun je hiervoor iemand zoeken die handig is met Excel, zie ledenlijst.
Collecteren: 1 - 8 uur
Om de collectemogelijkheid in te kunnen zetten, is het nodig om een contract af te sluiten met Mollie, een zogenaamde payment provider. Dit kost moeite omdat je voor het ontvangen van iDeal-betalingen eigenlijk een KVK-nummer nodig hebt en de naam op de inschrijving bij het KVK overeen moet komen met de naam gekoppeld aan het zakelijke bankrekeningnummer. Daarnaast moet een rechtsgeldige vertegenwoordiger een contract tekenen en zijn/haar identificatie aanleveren.
De collectes zelf kunnen onderdeel zijn van de agenda / het rooster. Ook kunnen collectes per stuk worden ingevoerd met toelichting en de weken waarin deze actief zijn.
De voorzitter van de kerkenraad is hier de aangewezen persoon voor, wellicht met ondersteuning door iemand die technisch is. Een diaken die de toelichtingen plaatst is een waardevolle toevoeging.
Uitrol in de kerk: 4 - 40 uur
Wellicht omdat het momenteel een vernieuwende app is, wordt chrch goed ontvangen in kerken die het gaan inzetten. Het kost in jonge gemeentes weinig moeite om leden hun account te activeren.
Als er een nieuwsbrief is, kan de app daarin worden aangekondigd. Het werkt goed om de mogelijkheden van de app in de volgende weken en maanden verder uit te lichten. Hiervoor is materiaal van chrch beschikbaar.
Daarnaast is het goed om de app te introduceren tijdens een kerkdienst. Bijvoorbeeld na afloop van de dienst of tijdens het moment van inzameling.
Verder werkt het goed om een helpdesk of “genius bar” a la Apple Store te hebben achterin de kerk na de dienst waar leden weten dat ze terecht kunnen. Twee of drie weken achter elkaar is hiervoor ideaal.
Voor de uitrol is het essentieel dat er hoge betrokkenheid is in de kerk. Doe dit in een team waar bijvoorbeeld de ‘projecttrekker’, scriba, iemand die handig is met smartphones en apps en diegene die verantwoordelijk is voor de communicatie.
Wekelijks onderhoud: 1 - 4 uur
- leden helpen die er niet uitkomen bij het installeren en activeren van de app
- leden goedkeuren waarvan het e-mailadres niet bekend is bij de ledenadministratie
- nieuwe leden toevoegen
- importeren van geüpdatet ledenbestanden
- collectes invoeren en toelichting plaatsen
- opbrengsten van collectes opzoeken
- beheren van kanalen
Voor het wekelijks onderhoud is het goed dat er iemand aansprakelijk is (de “projecttrekker”?) die support kan geven en in direct contact staat met chrch. Verder is de scriba handig en een diaken. Daarnaast zijn leden zelf verantwoordlijk voor het plaatsen en bijhouden van bepaalde onderdelen. Bijvoorbeeld berichten op het prikbord. Of die gene die de orde van dienst maakt en mailt, kan deze ook in het bijbehorende kanaal plaatsen.